BLOGG

BLOGG - MötesbokningStips Del 5

2019-11-19

Mötesbokning - att ta sig förbi receptionisten

Sannolikheten är stor att när du ringer företag så måste du ta dig förbi den potentiella dörrvakten - receptionisten - för att nå den beslutsfattare du vill prata med.  Nedan får du tips på hur du ska komma förbi receptionisten och inte bli hänvisad till att maila ditt ärende.

Att komma förbi receptionisten

Om de organisationer du ska kontakta har flera anställda finns det en stor sannolikhet att du behöver gå igenom en receptionist innan du blir kopplad vidare till rätt beslutsfattare.

Om den kundgrupp du kontaktar är någorlunda uppvaktad finns det också en stor sannolikhet att den person som svarar på inkommande samtal har fått instruktioner om att ställa vissa kvalificeringsfrågor innan du kan kopplas vidare, för att kvalificera bort sälj- och marknadsföringssamtal.

Det medför att du kommer behöva planera lite innan du ringer för kopplas fram och inte förpassas till att maila in ditt ärende till en uppsamlingsadress för diverse erbjudanden och jag kommer nedan ge lite tips på hur du ökar dina odds för att lyckas.

 

Försök att ta reda på beslutsfattares namn innan du ringer

Du har alltid större chans att komma igenom växeln om du vet namnet på den beslutsfattare du söker innan du ringer, eftersom du i dessa fall enkelt kan be om att få bli kopplad, ofta utan följdfrågor.

Om den beslutsfattare du vill boka är företagets VD är namnet relativt lätt att ta reda på, då uppgiften ofta är officiell. Har du köpt ut en kundlista är denna uppgift ofta inkluderad och i annat fall går det lätt att ta reda på genom en slagning på exempelvis allabolag.se eller likvärdig sida.

Om du vill prata med ägaren till ett företag som har under 50 anställda är ofta VD och ägare samma person.

 

Googla fram beslutsfattare

Det blir lite mer utmanande när du vill kopplas vidare till en beslutsfattare som inte är redovisad i något offentligt register. Det finns företag som säljer denna typ av kundlistor med namn på olika beslutsfattare, men de är ofta relativt dyra och ofta inte tillräckligt uppdaterade.

Jag brukar själv börja med att kika igenom företagets hemsida lite snabbt. Om jag inte hittar någon information där fungerar ofta en Google-sökning (Företagsnamn + titel). Har du tur står inte bara personens namn utan även direktnummer angivet någonstans och då blir det ännu enklare.

Linkedin är också ett alternativ som du kan prova på, för att söka fram namn på rätt beslutsfattare.

Beroende på om jag lyckats få fram namn på rätt beslutsfattare eller inte brukar jag lägga upp samtalen på ett av två följande sätt:

 

Om jag vet namnet på den beslutsfattare jag söker

Det du vill göra om du vet namnet på beslutsfattaren du vill kopplas fram till är att du vill låta som att du har någon form av relation till personen i fråga.

Inte genom att tala osanning, utan genom att använda rätt tonläge. Jag själv brukar låta trevlig men samtidigt neutral så att jag inte ska uppfattas som en säljare och jag lägger upp samtalet ungefär enligt följande:

 

Receptionist: Hej och varmt välkommen till (företagsnamn)

Jag: Hej, (förnamn) här, jag söker (för- och efternamn).

 

Jag undviker i detta läge att säga varifrån jag ringer, eftersom enbart en säljare skulle uppge en sådan sak och det inbjuder till följdfrågor, till exempel ”jaså, vad har du för ärende?”.

Om receptionisten ändå skulle fråga varifrån jag ringer uppger jag namnet på företaget jag ringer ifrån, och är sedan tyst.

Om jag får ytterligare en andra följdfråga gällande mitt ärende svarar jag ”det handlar om XX-frågan”, för att sedan vara tyst (om du ringer från ett IT-bolag, kan du exempelvis säga IT-frågan).

Om du säger det på ett sådant sätt så att det låter som att personen du vill kopplas fram till redan är insatt i ärendet brukar du bli vidare-kopplad.

 

Om jag inte vet namnet på den beslutsfattare jag söker

Vet du inte namn på den beslutsfattare du vill kopplas fram till blir det lite mer utmanande, eftersom du då avslöjar att ni inte haft kontakt tidigare.

Nu är det viktigt att låta så trevlig som möjligt, för nu behöver du få personen du pratar med att vilja hjälpa dig.

Jag brukar lägga upp samtalet ungefär så här:

 

Receptionist: Hej och varmt välkommen till (företagsnamn).

Jag: Hej, (för- och efternamn) här, jag söker namn på er IT-chef, vem skulle det kunna vara?

 

Notera att jag inte ber om att få bli kopplad direkt, utan jag börjar med att fråga efter personens namn. När jag väl fått namnet antecknar jag det och ber om att få bli kopplad. Anledningen till det är ifall personen som svarar ber mig maila till beslutsfattaren först, ifall vi inte haft kontakt tidigare.

Då har jag namnet och kan ringa om ett tag igen och den gången lägga upp samtalet enligt första avsnittet, om jag vet namnet på den beslutsfattare jag söker.

Vid följdfrågor kan du svara på samma sätt som ovan.

 

 

Robin Söderström

 

 

Följ vår blogg:

Skickar formuläret…

Servern påträffade ett fel.

Formuläret togs emot.

Följ oss!

 

Gustavslundsvägen 133, 115 41 Stockholm

Telefon: 08-121 05 900.

E-post: info@jkrs.se